Hồ sơ là những thứ quan trọng mà các doanh nghiệp cần bảo quản cẩn thận. Một chiếc tủ tài liệu văn phòng sẽ giúp phân loại và lưu trữ hồ sơ một cách khoa học hơn. Thế nhưng, nhiều công ty vẫn đang băn khoăn rằng liệu có nên đầu tư một chiếc tủ tài liệu văn phòng không? Tham khảo bài viết bên dưới để tìm ra câu trả lời.
1. Lợi ích khi sử dụng tủ tài liệu văn phòng
1.1. Tối ưu không gian làm việc
Nếu văn phòng của bạn có quá nhiều giấy tờ, và vì không có không gian mà các tài liệu bị xếp chồng lên nhau thì một chiếc tủ tài liệu văn phòng sẽ cứu cánh cho bạn. Tủ tài liệu văn phòng hay còn gọi là tủ hồ sơ sẽ là cứu tinh giúp tài liệu được sắp xếp hệ thống hơn.
Tài liệu được sắp xếp gọn gàng, giúp không gian trở nên rộng rãi, tạo môi trường thoải mái. Những văn phòng có tổ chức tốt sẽ mang lại ấn tượng đối với những khách hàng, đối tác đến thăm.
1.2. Bảo vệ hồ sơ quan trọng
Hợp đồng, sổ kế toán, chứng từ, hóa đơn,… là những giấy tờ cần được bảo quản cẩn thận. Bởi lẽ những hồ sơ này chứa nhiều thông tin liên quan đến hoạt động kinh doanh, thông tin cá nhân. Nếu không được cất giữ cẩn thận, chúng có thể bị hư hỏng, thất lạc,…
Hồ sơ đối với doanh nghiệp có tầm ảnh hưởng không hề nhỏ. Thế nên, việc sở hữu một chiếc tủ hồ sơ là điều cần thiết. Các tủ tài liệu văn phòng của GV Build được thiết kế bởi nhựa cao cấp, chống thấm nước, bảo vệ khỏi rủi ro hư hỏng.
1.3. Tiết kiệm thời gian làm việc
Thiết kế hộc kéo trong suốt kèm theo vị trí chứa giấy note, giúp dễ dàng biết được loại hồ sơ nào đang được chứa bên trong. Nhờ đó, không còn phải mất hàng giờ để lấy được hồ sơ cần tìm.
Một số loại tủ có tính năng xoay 360 độ, khiến cho việc tìm kiếm hồ sơ trở nên thuận tiện hơn bao giờ hết. Khi cần thiết, cũng có thể thay đổi vị trí đặt tủ hồ sơ dễ dàng nhờ hệ thống bánh xe được lắp đặt bên dưới. Các ngăn kéo được lắp đặt trong tủ cũng có thể tùy biến kích thước theo mục đích sử dụng.
2. Những điều cần biết khi chọn tủ hồ sơ
2.1. Chất liệu, thiết kế của tủ hồ tài liệu văn phòng
Các kệ, tủ tài liệu văn phòng được tạo thành từ nhiều chất liệu khác nhau. Có tủ được làm từ nhựa, có loại được làm từ thép,… Hoặc được kết hợp nhiều chất liệu khác nhau trong cùng một sản phẩm. Nhìn chung, mỗi loại đều có ưu nhược điểm riêng biệt.
- Tủ nhựa – Multi Box: Được làm từ nhựa, trọng lượng nhẹ, dễ di chuyển. Thiết kế tính năng lắp ghép các mã tủ cùng loại giúp tăng diện tích lưu trữ.
- Tủ khung thép – Profile Set, Steel Set: Kết hợp từ hộc kéo nhựa và khung thép. Khung thép chịu lực tốt. Đế xoay 360 độ, bánh xe di chuyển mượt mà. Điểm cộng cho những văn phòng có thường xuyên thay đổi bố cục.
Tùy theo diện tích văn phòng, số lượng giấy tờ cần lưu trữ mà đưa ra lựa chọn phù hợp. Nếu chỉ để trên bàn làm việc, nên ưu tiên kệ nhựa nhỏ gọn. Đối với nhà xưởng, văn phòng có diện tích lớn, nhiều tài liệu cần lưu trữ thì nên chọn tủ to, có nhiều ngăn.
2.2. Giá thành và thương hiệu
Giá thành thường đi đôi với chất lượng sản phẩm. Nếu tìm sản phẩm bền, có thể sử dụng lâu dài thì nên đầu tư một chiếc kệ bền bỉ. Đáp ứng bài toán về ngân sách cũng là điều các doanh nghiệp cần cân nhắc. Đồng thời, nên chọn mua tại những cửa hàng có độ uy tín nhất định để đảm bảo về dịch vụ hậu mãi.
3. Mua tủ tài liệu văn phòng ở đâu?
GV Build là thương hiệu chuyên cung cấp sản phẩm kệ, tủ văn phòng được nhập khẩu từ Hàn Quốc. Tại đây, bạn có thể an tâm về chất lượng sản phẩm. Liên hệ với GV Build qua thông tin bên dưới để được tư vấn miễn phí!
- Hotline: (+84) 98 904 2000
- Line/Kakaotalk: gv-build
- Wechat: gv_build
- Website: www.gv-build.com
- Email: info@gv-build.com
- Shopee: www.shopee.vn/gvbuild
Tham khảo thêm bài viết Những Tiêu Chí Lựa Chọn Tủ Văn Phòng GV-Build để biết thêm thông tin!